Wat is privacy?
Bij privacy gaat het om de bescherming van u als persoon. Privacy is een breed begrip. Een belangrijk aspect van privacy is bescherming. Bescherming van persoonsgegevens maar ook bescherming van uw lichaam, uw huis, uw gezin en bescherming van uw communicatie. Het recht op privacy betekent bijvoorbeeld dat u mag bepalen wat u van zichzelf deelt en met wie, waar en wanneer u dat doet.
Wat zijn persoonsgegevens?
De school verwerkt persoonsgegevens van u en uw kind. Dat moet omdat de school verantwoording moet afleggen over wat ze doen. Daarvoor zijn een aantal gegevens nodig. Maar wat zijn persoonsgegevens precies? Onder persoonsgegevens valt alle informatie waar u of uw kind aan te herkennen is. Het gaat om directe informatie zoals naam, adres en burgerservicenummer (BSN). Het gaat ook om indirecte informatie zoals haarkleur, een portretfoto, leerstoornis of betaling van de ouderbijdrage.
School en persoonsgegevens
De school moet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. De regels waar de school zich aan moet houden staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Daarbij zijn de volgende regels van belang:
- De school mag gegevens alleen met een specifiek doel verzamelen. Het moet vooraf duidelijk zijn waarvoor de gegevens worden gebruikt en de school vraagt alleen gegevens die belangrijk zijn voor het doel. Bijvoorbeeld: als de school lunch regelt, is het belangrijk te weten of uw kind een allergie heeft, maar niet welke opleiding u gevolgd heeft.
- Er is een reden nodigom gegevens te verwerken, een grondslag. Sommige gegevens heeft de school bijvoorbeeld nodig om aan de wet te voldoen, soms is toestemming van ouders nodig en soms zijn gegevens nodig om een overeenkomst of contract uit te voeren.
- De gegevens die de school over u en uw kind bewaart moeten relevant zijn. Dat betekent dat de school haar taken niet uit kan voeren zonder deze gegevens. Heeft de school de gegevens niet meer nodig? Dan verwijdert de school ze. Bijvoorbeeld: heeft u de ouderbijdrage voor het afgelopen schooljaar niet betaald? Dan moet de school deze informatie met ingang van het nieuwe schooljaar verwijderen.
- De school informeert ouders en leerlingen. De school vertelt u wat uw rechten Daarnaast vertelt de school u welke gegevens worden verzameld, hoe de persoonsgegevens gebruikt worden en waarom de school deze gegevens nodig heeft. Ook informeert de school over de beveiliging van de gegevens. Deze informatie moet voor u duidelijk en begrijpelijk zijn.
- De school gaat integer om met persoonsgegevens. De gegevens kloppen. Onjuistheden worden gewist of aangepast.
- De gegevens zijn goed beschermd en beveiligd. Dit geldt voor digitale gegevens, maar ook voor papieren gegevens. Ze zijn niet zomaar inzichtelijk voor onbevoegden en schoolmedewerkers gaan verantwoord om met gegevens. De school houdt bij wie wanneer welke gegevens bekijkt. In het geval van een datalek meldt de school deze binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Er is een functionaris gegevensbescherming. Deze houdt het overzicht op de naleving van de regels en is op de hoogte van alles rondom de privacy op school.
- De school kan laten zien dat zij aan de regels voldoet, de verantwoordingsplicht. Dit betekent ook dat de school kan verantwoorden aan ouders wat zij met de persoonsgegevens heeft gedaan. De school heeft dit in privacybeleid vastgelegd.
Medezeggenschapsraad
Ouders praten mee over het beleid rondom privacy en de verwerking van persoonsgegevens. De (G)MR heeft instemmingsrecht over de regeling over het gebruik van persoonsgegevens. Als de school regels wil vaststellen of wijzigen, moet de G(MR) dus om instemming worden gevraagd.
Privacy op school
Op de Appelhof wordt zorgvuldig omgegaan met de privacy van de leerlingen. De school heeft leerlinggegevens nodig om leerlingen goed onderwijs te kunnen geven en te begeleiden. Ook worden de gegevens opgeslagen voor de goede administratieve organisatie van de school. De meeste leerlinggegevens komen van ouders (zoals bij de inschrijving op school), maar ook leraren en ondersteunend personeel leggen gegevens vast over de leerlingen (bijvoorbeeld cijfers en vorderingen). Soms worden er bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie (dyslexie of ADHD), geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling.
Tijdens de lessen wordt gebruik gemaakt van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te identificeren. Met de leveranciers van deze leermiddelen zijn duidelijke afspraken gemaakt over het gebruik van de gegevens die ze van de school krijgen. Een leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als de school daar toestemming voor geeft.
De leerlinggegevens worden op school opgeslagen in het digitale administratiesysteem en leerlingvolgsysteem Parnassys. Het programma is beveiligd en de toegang tot de persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers van onze school. Omdat de Appelhof onderdeel uit maakt van SPOM worden daar ook (een beperkt aantal) persoonsgegevens mee gedeeld in het kader van de gemeenschappelijke administratie.
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien, te laten corrigeren of te verwijderen (als die gegevens niet langer nodig zijn). Voor vragen of het uitoefenen van deze rechten, kan contact worden opgenomen met de leraar/lerares van de leerling, of met de directeur van de school.
Op deze school is het privacyreglement van SPOM van toepassing. Dit beleid is op dit moment in ontwikkeling. Zodra het beleid definitief is, zal dit te vinden zijn op de website van SPOM (www.spomonderwijs.nl). Hierin is beschreven hoe op school wordt omgegaan met leerlinggegevens en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen.
Digitaal leermateriaal
Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maakt de Appelhof gebruik van Basispoort. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de leraar weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn leerlinggegevens nodig. De school heeft met Basispoort een overeenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de leerlinggegevens. Basispoort geeft op haar eigen websitemeer informatie over hoe Basispoort met privacy van leerlingen omgaat.
Als u wilt weten hoe de digitale leermiddelen omgaan met leerlinggegevens, dan kunt u dat nalezen in de privacybijsluiters die horen bij de leermiddelen die de school gebruikt. U kunt daarvoor terecht bij de PO-raad.
Inschrijfformulier
De meeste vragen op het formulier spreken voor zich. Een aantal vragen zijn wij wettelijk verplicht aan u te stellen. Zo vragen wij naar uw opleidingsniveau. Dit heeft te maken met de wettelijke ‘gewichtenregeling’: het aantal leerkrachten aan onze school is mede afhankelijk van het totaal van het ‘leerlinggewicht’ van onze leerlingen.
De gegevens die u heeft ingevuld op het inschrijfformulier worden opgeslagen in de leerlingadministratie van onze school. Uiteraard worden deze gegevens vertrouwelijk behandeld. Op onze administratie is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. Dit betekent onder andere dat de gegevens door ons worden beveiligd, en dat de toegang tot de administratie is beperkt tot alleen personeel die de gegevens strikt noodzakelijk nodig heeft. U heeft als ouder het recht om de door ons geregistreerde gegevens in te zien (voor zover die informatie betrekking heeft op uw kind). Als de gegevens niet kloppen, dan mag u van ons verwachten dat wij – op uw verzoek – de informatie verbeteren of aanvullen.
Adressen – en telefoonlijsten
Scholen van SPOM vragen altijd vooraf toestemming aan ouders, voogd of verzorgers om persoonsgegevens voor telefoonlijsten, belbomen, adreslijsten en e-maillijsten onder de andere ouders van de groep te verspreiden. De scholen vragen eenmaal per jaar aan ouders of voogd deze toestemming te bevestigen. Als ouders niet reageren, blijft de oorspronkelijke toestemming gehandhaafd. Dit kan bijvoorbeeld aan het begin van het schooljaar gecombineerd met de vraag om de contactgegevens en het calamiteitenadres te controleren. Ouders kunnen toestemming altijd intrekken. Zonder reactie is er in beginsel geen toestemming gegeven. Scholen van SPOM sturen groeps-e-mails altijd via het administratiesysteem naar ouders.
Foto’s en video’s op school
Een foto waarop een leerling herkenbaar in beeld is, zegt iets over de leerling. De foto is een persoonsgegeven. De wet bescherming privacy is van toepassing op gebruik van foto’s waarop een of meerdere leerlingen herkenbaar in beeld zijn. De enige grond waarop scholen van SPOM foto’s en video’s waarop kinderen herkenbaar in beeld zijn kunnen gebruiken, is toestemming van ouders of voogd.
De scholen van SPOM vragen ouders of voogd bij inschrijving van de leerling om toestemming voor het gebruik van foto’s en video’s waarop hun kinderen herkenbaar in beeld zijn en vragen ouders eenmaal per jaar deze toestemming te bevestigen. De scholen vragen specifieke toestemming voor de manier waarop de school de foto’s en video’s gebruikt: op de website, in de nieuwsbrief, schoolgids, folder en voor sociale media.